Cloud data protection

Datalekken voorkomen in Microsoft 365: veilig delen met externen

Een bestand delen in OneDrive of SharePoint kost twee klikken. Een openbare link of een klantenbestand dat met een privé-Gmail is gedeeld, ben je daarna snel vergeten. Gentic controleert met wie je bestanden zijn gedeeld, meldt openbare links en delingen met externen, en ruimt ze op als ze niet de bedoeling zijn.

Plan een gratis demoBekijk pakketten en prijzen
  • OneDrive, SharePoint en Google Drive
  • Openbare links en externe delingen gevonden
  • Inbegrepen in Gentic Pro en Ultimate

OneDrive en SharePoint

Gedeelde bestanden

Bewaakt
  • Offerte-bouwproject.docxIntern
  • Salarisoverzicht-2026.xlsxIedereen met de linkAlleen intern
  • Notulen-overleg.pdfIntern
  • Klantenbestand.xlsxGedeeld met privé-GmailAlleen intern
  • Handleiding-kassa.pdfIntern
2 risicovolle delingen gevondenEen openbare link en een deling met een privéadres. Gemeld, en de toegang is aangepast.
Illustratie met verzonnen bestandsnamen.

Hoe voorkom je een datalek in Microsoft 365?

Veel datalekken zijn geen hack, maar een vergissing: een bestand met persoonsgegevens dat openbaar is gedeeld, een mail naar de verkeerde ontvanger, of een oud-medewerker die nog toegang heeft. Je voorkomt ze door te weten wat er is gedeeld en met wie, en door vertrouwelijke mail te versleutelen.

Bij Gentic worden openbare links en delingen met externen in OneDrive, SharePoint en Google Drive automatisch gevonden. In Gentic Ultimate wordt ook uitgaande mail op gevoelige gegevens gecontroleerd en verstuur je vertrouwelijke mail versleuteld.

Zo ontstaat een datalek in de cloud

Vier situaties die in bijna elk bedrijf voorkomen, en die niemand bewust veroorzaakt.

Een openbare link

Een bestand gedeeld met 'iedereen met de link'. Die link wordt doorgestuurd, belandt in een verkeerde mail of blijft jaren werken nadat het project allang klaar is.

Delen met een privéadres

Een medewerker deelt een klantenbestand met zijn eigen Gmail om thuis verder te werken. Begrijpelijk, maar het bestand staat dan buiten je beheer.

Gasten die nooit zijn opgeruimd

Een externe partij of oud-medewerker die ooit toegang kreeg tot een map, en die toegang nog steeds heeft. Niemand weet het meer, tot het misgaat.

Mail naar de verkeerde ontvanger

Outlook vult het verkeerde adres aan, en een bijlage met persoonsgegevens gaat naar iemand die hem niet hoort te hebben. Een veelvoorkomende vorm van een datalek.

Wat Gentic controleert en oplost

Van koppelen tot opruimen. Je medewerkers merken er in het dagelijks werk niets van.

  1. Stap 1

    Je cloudopslag wordt gekoppeld

    Tijdens de onboarding koppelt Gentic OneDrive en SharePoint, of Google Drive. Je hoeft zelf niets te installeren en je medewerkers werken gewoon door.

  2. Stap 2

    Delingen worden gecontroleerd

    Bestanden en mappen met een openbare link, en bestanden die zijn gedeeld met externe adressen of gasten, worden gevonden, net als verkeerd ingestelde rechten. De controle kijkt naar hoe en met wie iets is gedeeld.

  3. Stap 3

    Je hoort wat er openstaat

    Een risicovolle deling komt als melding binnen. De eigenaar van het bestand kan automatisch een bericht krijgen, zodat die zelf kan nagaan of het de bedoeling is.

  4. Stap 4

    Opruimen of bewust toestaan

    Is een deling niet de bedoeling, dan wordt de openbare link of de externe toegang met één klik weggehaald. Is het wel de bedoeling, zoals een map die je met je accountant deelt, dan wordt die bewust toegestaan en niet steeds opnieuw gemeld.

  5. Stap 5

    Terug te zien in je maandrapport

    Wat er is gevonden en opgelost, staat in het maandelijkse securityrapport, naast de andere bevindingen van die maand.

Uitgaande mail en versleuteld mailen (Ultimate)

Veel datalekken gaan via e-mail: een bijlage naar de verkeerde ontvanger, of gevoelige gegevens die zonder nadenken in een mail worden gezet. In Gentic Ultimate wordt uitgaande mail gecontroleerd op gevoelige gegevens, zoals persoonsgegevens en financiële gegevens. Afhankelijk van het beleid dat we samen instellen, wordt zo'n mail tegengehouden, versleuteld verstuurd of alleen gemeld.

Vertrouwelijke berichten kun je versleuteld versturen. De ontvanger krijgt een beveiligde link en een code, leest het bericht in een beveiligde omgeving en kan daar ook antwoorden. Meer over de bescherming van inkomende mail lees je bij e-mailbeveiliging.

Met Gentic, met de instellingen van Microsoft 365, of niets geregeld?

Microsoft 365 heeft zelf ook mogelijkheden. Het verschil zit in wie ze inricht en bijhoudt.

OnderdeelGenticZelf in Microsoft 365Niets geregeld
Overzicht van openbare links en externe delingen Ja Deels Nee
Melding bij een nieuwe risicovolle deling Ja Deels Nee
Een deling met één klik weghalen Ja Deels Nee
Uitgaande mail controleren op gevoelige gegevensIn Ultimate Deels Nee
Vertrouwelijke mail versleuteld versturenIn Ultimate Deels Nee
Iemand die het bijhoudt en met je bespreekt Ja Nee Nee

"Deels" bij Microsoft 365: in het beheercentrum kun je delen beperken en rapporten bekijken, en met Business Premium kun je mail versleutelen en DLP-beleid instellen. Dan moet wel iemand het inrichten en bijhouden. Lees ook welk Microsoft 365-abonnement bij een klein bedrijf past.

Is het toch misgegaan?

Een datalek met persoonsgegevens moet je in de meeste gevallen binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het geen risico oplevert voor de mensen van wie de gegevens zijn. Haal eerst de deling of de toegang weg, leg vast wat er is gebeurd en welke gegevens het betreft, en kijk dan of je moet melden.

De Autoriteit Persoonsgegevens legt uit wat je moet doen bij een datalek. Gaat het om een overgenomen account, lees dan ons stappenplan voor een gehackt Microsoft 365-account.

Wat kost het om datalekken te voorkomen?

De controle van gedeelde bestanden zit in Gentic Pro en Ultimate, samen met e-mailbeveiliging, endpointbeveiliging, accountbewaking, training en de 24/7 opvolging van meldingen. Pro kost vanaf €17,99 per gebruiker per maand bij een jaarcontract, exclusief btw. De controle van uitgaande mail en versleuteld mailen zitten in Ultimate, vanaf €19,99 per gebruiker per maand, exclusief btw.

3 medewerkers

€53,97

per maand, Gentic Pro, jaarcontract, excl. btw

10 medewerkers

€179,90

per maand, Gentic Pro, jaarcontract, excl. btw

25 medewerkers

€449,75

per maand, Gentic Pro, jaarcontract, excl. btw

Minimaal 3 gebruikers. Liever een maandabonnement? Dat kost €21,99 per gebruiker per maand, plus eenmalig €249 installatie, beide exclusief btw. Meer rekenvoorbeelden staan bij wat cybersecurity voor het MKB kost. Eerst zien waar je nu staat? Vraag een gratis kwetsbaarhedenscan aan.

Datalekken voorkomen in Pro en Ultimate

Pro controleert wat er in je cloudopslag is gedeeld. Ultimate controleert ook wat er per mail naar buiten gaat.

Gentic Pro

Vanaf €17,99 per gebruiker per maand, excl. btw, bij jaarcontract

Voor deze dienst relevant

  • Cloud Data Protection

  • E-mailbeveiliging

  • Securityrapportage

Gentic Ultimate

Vanaf €19,99 per gebruiker per maand, excl. btw, bij jaarcontract

Ultimate controleert uitgaande mail op gevoelige gegevens en houdt die volgens het ingestelde beleid tegen, versleutelt ze of meldt ze. Vertrouwelijke berichten verstuur je versleuteld via een beveiligde link.

Alles uit Pro, plus:

  • Outbound Data Loss Prevention

  • E-mailencryptie

Minimaal 3 gebruikers. Volledige vergelijking, maandprijzen en de add-on Gentic Onderhoud staan op de pakkettenpagina

Verwante diensten en artikelen

Hoort hierbij

Verder lezen

Veelgestelde vragen

Weet wat er is gedeeld en met wie: ruim openbare links en oude externe toegang op, en spreek af hoe je bestanden met klanten en leveranciers deelt. Zet tweestapsverificatie aan voor alle accounts en verstuur vertrouwelijke informatie versleuteld. Bij Gentic worden risicovolle delingen automatisch gevonden.
DLP staat voor data loss prevention: technieken die voorkomen dat gevoelige informatie je organisatie verlaat. In Gentic Ultimate wordt uitgaande mail gecontroleerd op gevoelige gegevens, zoals persoonsgegevens en financiële gegevens, en wordt zo'n mail volgens het ingestelde beleid tegengehouden, versleuteld of gemeld.
De controle van je cloudopslag richt zich op hoe bestanden en mappen zijn gedeeld en wie er toegang toe heeft. In Gentic Ultimate wordt daarnaast uitgaande mail op gevoelige gegevens gecontroleerd, om te voorkomen dat die per ongeluk naar buiten gaan.
Ja. De controle werkt met OneDrive en SharePoint in Microsoft 365, en met Google Drive in Google Workspace.
Een datalek met persoonsgegevens moet je in de meeste gevallen binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het geen risico oplevert voor de mensen van wie de gegevens zijn. Soms moet je die mensen ook zelf informeren. De AP legt op haar website uit wanneer dat zo is.
Nee. Deze dienst voorkomt dat bestanden bij de verkeerde mensen terechtkomen. Een back-up zorgt dat je bestanden terugkrijgt als ze weg zijn. Een back-up van Microsoft 365 of Google Workspace zit niet in de pakketten van Gentic.
De controle van gedeelde bestanden zit in Gentic Pro en Ultimate, samen met e-mailbeveiliging, endpointbeveiliging, accountbewaking, training en 24/7 opvolging. Pro kost vanaf €17,99 per gebruiker per maand bij een jaarcontract, exclusief btw. De controle van uitgaande mail en versleuteld mailen zitten in Ultimate, vanaf €19,99 per gebruiker per maand, exclusief btw.

Weten wat er bij jou openstaat?

Tijdens een gratis demo laten we zien hoe gedeelde bestanden worden gecontroleerd, wat een melding inhoudt en hoe je het opruimt. Online, telefonisch of bij jullie op locatie.

Plan een gratis demoVergelijk pakketten

Nog niet aan een demo toe? Vraag eerst een gratis kwetsbaarhedenscan aan

Plan een demo